CRITERES DE MAITRISE EXIGES DES FONCTIONS D’UN CYCLE (objectifs de contrôle interne)
EXHAUTIVITE (toutes les opérations sont enregistrées)
EXACTITUDE (les opérations sont correctement enregistrées)
REALITE (les opérations enregistrées sont réelles et non fictives)
BONNE PERIODE (les opérations sont enregistrées dans la bonne période et dans les délais)
AUTORISATION ET SUIVI (les opérations effectuées sont autorisées et bien suivies)
ILLUSTRATION DEMARCHE D’AUDIT INTERNE : FONCTION FACTURATION DES VENTES DANS UN PROCESSUS VENTES/CLIENTS
I- TABLEAU DES RISQUES CONCERNANT LA FONCTION FACTURATION
Fonction : FACTURATION | OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE DE LA FACTURATION | RISQUES ENCOURUS AU NIVEAU DE FACTURATION DANS UNE ENTREPRISE | DISPOSITIFS SPECIFIQUES A METTRE EN PLACE DANS UNE ENTREPRISE CONCERNANT |
Facturation des ventes et prestation de service | Les procédures mises en place doivent permettre de s’assurer que : 1-toutes les prestations et ventes sont facturées (l’entreprise émet un facture pour chaque prestation) 2-les montants facturés sont conformes aux tarifs homologués (les montants ne sont pas erronés) 3-chaque facture correspond à une ventes ou prestation réelles (il n’y a pas de factures fictives, pas de double facturation, il n’y a pas d’erreur de facturation, les commandes annulées ne sont pas facturées) 4-les factures sont établies dans les délais 5-Les factures sont valides et font objet d’un suivi adéquat | Prestations non facturées Facturations erronées, Facturations fictives Doubles facturations Retard significatif dans l’établissement des factures Factures non conformes | 1- Existence d’un manuel de procédure de facturation 2-Existence de tarif officiel pour chaque article 3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif 4-existence d’un modèle standard de factures 5-existence d’un système de numérotation des factures 6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité 7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client 8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle 9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation 10-existence d’un délai de transmission des copies de factures à la comptabilité ; 11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ; 12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises 13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement) 14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation 15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes 16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ; 17-existence d’un classement chronologique des 18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation |
II- TESTS DE CONFORMITE CONCERNANT LA FONCTION FACTURATION (comparaison meilleures pratiques et procédures internes d’une entreprise x)
DISPOSITIFS SPECIFIQUE A METTRE EN PLACE / MEILLEURES PRATIQUES | CONFORMITE DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’ENTREPRISE X AUX MEILLEURES PRATIQUES (après lecture et examen du manuel) | INTERPRETATION DU TEST DE CONFORMITE |
1- Existence d’un manuel de procédure de facturation | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
2-Existence de tarif officiel pour chaque article | CONFORME | Force apparente |
3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
4-existence d’un modèle standard de factures | CONFORME | Force apparente |
5-existence d’un système de numérotation des factures | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
10-existence d’un délai de transmission des copies de factures à la comptabilité ; | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ; | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement) | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation 15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ; | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
17-existence d’un classement chronologique des | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation | NON-CONFORME | Faiblesse apparente |
III- LE QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OU CHECK-LIST CONCERNANT LA FACTURATION
LE QCI (check-list) |
1- Existence d’un manuel de procédure de facturation |
2-Existence de tarif officiel pour chaque article |
3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif |
4-existence d’un modèle standard de factures |
5-existence d’un système de numérotation des factures |
6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité |
7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client |
8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle |
9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation |
10-existence d’un délai de transmission des copies de factures à la comptabilité ; |
11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ; |
12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises |
13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement) |
14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation 15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes |
16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ; |
17-existence d’un classement chronologique des factures |
18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation |
IV- PROGRAMME DE VERIFICATION /TERRAIN CONCERNANT LA FACTURATION DES VENTES CLIENTS
QCI(check-list) | PROGRAMME DE VERIFICATION | OUTILS/TECHNIQUES | ||||
1- Existence d’un manuel de procédure de facturation | 1.1-Obtenir des services compétents, le manuel de procédure 1.2.-vérifier le détail des procédures 1.3-vérifier qu’il est publié par note de service | Observation physique | ||||
2-Existence de tarif officiel pour chaque article | 2.1-Obtenir des services compétents, le manuel de procédure 2.2-vérifier le détail des procédures 2.3-vérifier qu’il est publié par note de service | |||||
3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif | 3.1.-sélectionner ……factures du …… au …… à raison de …… facture par mois 3.2-vérifier si chaque facture est accompagné de BC du client 3.3-vérifier si chaque facture est accompagnée du BL 3.4-vérifier si chaque BL est signé par l’entreprise 3.5-vérifier si chaque BL est contresigné par le Client 3.6-vérifier si chaque BL porte les coordonnées du client 3.7. vérifier la conformité des prix | -observation physique -rapprochement | ||||
4-existence d’un modèle standard de factures | 4-1-réclamer le modèle des facture et le classeur des factures /4.2-comparer | Cross control | ||||
5-existence d’un système de numérotation des factures | 4. consulter et vérifier la suite chronologique des factures du classeur des factures | rapprochement | ||||
6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité | 5-réclamer la note de service portant publication de la procédure auprès de la direction | Contrôle physique documentaire | ||||
7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
10-existence d’un délai de transmission des copies de factures à la comptabilité ; | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ; | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement) | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation 15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ; | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
17-existence d’un classement chronologique des | Outils et technique à préciser | |||||
18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation | Programme à établir | Outils et technique à préciser | ||||
V-FICHE DE COUVERTURE (exple) | ||||||
REFERENCES FACTURES | Existence BL | Existence BC | BL | Conformité | ||
CERTIFIEES | agrafé | agrafés | Signé et | Montant/tarif | ||
A la facture | contresigné | |||||
mars-10 | ||||||
6102MM20 du 2/7/10 / 2Mase | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
115 du 27/1/10/ gueye Computer | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
10/000598 du 10/2/10 Phcie Lota | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
avr-10 | ||||||
8634(12/3/10) Afriwatt | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
F10T0193/31/12/09/ Saredica | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
F10T0193/31/12/09/ Saredica | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
mai-10 | ||||||
Fact du 10/5/10 ECJ | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
7366/10 (1/3/10) ideal V | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
3Tn)005/09(22/12/9) | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
juin-10 | ||||||
5506167(7/5/10) Deco art | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
40904-1570/17(23/3/10) Plateform | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
116510(12/4/10) Papex | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
juil-10 | ||||||
10T0742 (1/6/10) saredica | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
10t074 (1/6/10) saredica | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
FA0010264 (1/6/10) MSB | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
aout 10 | ||||||
1975 (29/6/10) | OK appliqué | ok appliqué | non appliquée | OK appliqué | ||
37535L09 (24/6/10) | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
7898/10 (13/7/10) ideal | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
sept-10 | ||||||
184/2010 (esbtp | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
61/10/MM/10 (5/5/10) 2m afrique | OK appliqué | non | non appliquée | OK appliqué | ||
Taux d'application des règles | 100% | 70% | 0% | 100% | ||
VI- FRAP (à rédiger à partir des éléments des feuilles de couverture)
VII-VAlidation progressive des FAR
VIII-pré rapport
IX-réunion officielle de validation avec audités
X-Rapport définitif + validation du décisionnaire +suivi des recommandations
Autres exercices : suivre le même cheminement pour les fonctions ci-dessous : Tableau des risques + tableau des tests de conformité + QCI + programme de vérification +feuilles de couverture+FAR…..
Fonctions : | Objectifs de contrôle interne | Risques encourus | Meilleures pratiques |
Comptabilisation factures de ventes | Les procédures mises en place doivent donner l’assurance : - d’une comptabilisation exhaustive des factures de ventes ; - d’une comptabilisation à bonne date des factures - d’une élimination des risques de double comptabilisation de factures - d’une comptabilisation des factures réelles |
Fonctions : | Objectifs de contrôle interne | Risques encourus | Meilleures pratiques |
Réception de la livraison des commandes | |||
fonctions | Objectifs de contrôle interne | Risques encourus | Meilleures pratiques |
Sortie des articles et fournitures du magasin de stockage |
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