jeudi 29 décembre 2011

ILLUSTRATION PRATIQUE, ETAPES ET DEMARCHES DE L'AUDIT INTERNE

CRITERES DE MAITRISE EXIGES DES FONCTIONS D’UN CYCLE (objectifs de contrôle interne)

EXHAUTIVITE (toutes les opérations sont enregistrées)  
EXACTITUDE (les opérations sont correctement enregistrées)
REALITE (les opérations enregistrées sont réelles et non fictives)  
BONNE PERIODE (les opérations sont enregistrées dans la bonne période et dans les délais)
AUTORISATION ET SUIVI (les opérations effectuées sont autorisées et bien suivies)


ILLUSTRATION DEMARCHE D’AUDIT INTERNE : FONCTION FACTURATION DES VENTES DANS UN PROCESSUS VENTES/CLIENTS

I- TABLEAU DES RISQUES CONCERNANT LA FONCTION FACTURATION


Fonction :

 FACTURATION
OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE DE LA FACTURATION
RISQUES ENCOURUS AU NIVEAU DE LA FONCTION
FACTURATION DANS UNE ENTREPRISE
DISPOSITIFS SPECIFIQUES A METTRE EN PLACE DANS UNE ENTREPRISE CONCERNANT LA FACTURATION : les meilleures pratiques et normes communément adoptées dans les entreprises
Facturation des ventes et prestation de service
Les procédures mises en place doivent permettre de s’assurer que :

1-toutes les prestations et ventes sont facturées (l’entreprise émet un facture  pour chaque prestation)


2-les montants facturés sont conformes aux tarifs homologués (les montants ne sont pas erronés)

3-chaque facture correspond à une ventes ou prestation réelles (il n’y a pas de  factures fictives, pas de double facturation, il n’y a pas d’erreur de facturation, les commandes annulées ne sont pas facturées)



4-les factures sont établies dans les délais

5-Les factures sont valides et font objet d’un suivi adéquat






Prestations non facturées





Facturations erronées,



Facturations fictives
Doubles facturations









Retard significatif dans l’établissement des factures

Factures non conformes




1- Existence d’un manuel de procédure de  facturation

2-Existence de tarif officiel pour chaque article

3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif

4-existence d’un modèle standard de factures

5-existence d’un système de numérotation des factures

6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité

7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client

8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle

9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation

10-existence d’un délai de transmission des copies de  factures à la comptabilité ;

11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ;

12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises

13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement)

14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation

15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes

16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ;

17-existence d’un classement chronologique des

18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation






II- TESTS DE CONFORMITE CONCERNANT LA FONCTION FACTURATION (comparaison meilleures pratiques et procédures internes d’une entreprise x)


DISPOSITIFS SPECIFIQUE A METTRE EN PLACE /
MEILLEURES PRATIQUES
CONFORMITE DU MANUEL DE PROCEDURES DE L’ENTREPRISE X AUX MEILLEURES PRATIQUES
(après lecture et examen du manuel)
INTERPRETATION
DU TEST DE CONFORMITE
1- Existence d’un manuel de procédure de  facturation

 NON-CONFORME

Faiblesse apparente
2-Existence de tarif officiel pour chaque article

CONFORME
Force apparente
3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
4-existence d’un modèle standard de factures

CONFORME
Force apparente
5-existence d’un système de numérotation des factures

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client


NON-CONFORME
Faiblesse apparente
8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
10-existence d’un délai de transmission des copies de  factures à la comptabilité ;

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ;

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement)

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation
15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes


NON-CONFORME
Faiblesse apparente
16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ;

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
17-existence d’un classement chronologique des

NON-CONFORME
Faiblesse apparente
18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation
NON-CONFORME
Faiblesse apparente







III- LE QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE OU CHECK-LIST CONCERNANT LA FACTURATION


LE QCI (check-list)
1- Existence d’un manuel de procédure de  facturation

2-Existence de tarif officiel pour chaque article

3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif

4-existence d’un modèle standard de factures

5-existence d’un système de numérotation des factures

6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité

7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client


8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle


9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation


10-existence d’un délai de transmission des copies de  factures à la comptabilité ;


11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ;

12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises

13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement)


14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation
15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes


16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ;

17-existence d’un classement chronologique des factures



18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation





IV- PROGRAMME DE VERIFICATION /TERRAIN CONCERNANT LA FACTURATION DES VENTES CLIENTS


QCI(check-list)
PROGRAMME DE VERIFICATION
OUTILS/TECHNIQUES
1- Existence d’un manuel de procédure de  facturation

1.1-Obtenir des services compétents, le manuel de procédure
1.2.-vérifier le détail des procédures
1.3-vérifier qu’il est publié par note de service
Observation physique
2-Existence de tarif officiel pour chaque article


2.1-Obtenir des services compétents, le manuel de procédure
2.2-vérifier le détail des procédures
2.3-vérifier qu’il est publié par note de service

3-existence d’un système d’établissement de factures sur la base de bon de commande, BL et tarif

3.1.-sélectionner ……factures du …… au …… à raison de …… facture par mois
3.2-vérifier si chaque facture est accompagné de BC du client
3.3-vérifier si chaque facture est accompagnée du BL
3.4-vérifier si chaque BL est signé par l’entreprise
3.5-vérifier si chaque BL est contresigné par le
       Client
3.6-vérifier si chaque BL porte les coordonnées du client
3.7. vérifier la conformité des prix


-observation physique
-rapprochement
4-existence d’un modèle standard de factures

4-1-réclamer le modèle des facture et le classeur des factures  /4.2-comparer
Cross control
5-existence d’un système de numérotation des factures

4. consulter et vérifier la suite chronologique des factures du classeur des factures
rapprochement
6-existence d’une procédure de validation des factures émises par signatures et cachet d’authenticité


5-réclamer la note de service portant publication de la procédure auprès de la direction
Contrôle physique documentaire
7-existence d’un contrôle arithmétique systématique des factures établie avant remise au client
Programme à établir
Outils et technique à préciser
8-existence d’un délai de remise des factures au client après contrôle

Programme à établir
Outils et technique à préciser
9-existence d’un délai d’établissement des factures après réception des éléments de facturation

Programme à établir
Outils et technique à préciser
10-existence d’un délai de transmission des copies de  factures à la comptabilité ;
Programme à établir
Outils et technique à préciser
11-existence d’un système de ventilation systématique des factures à la comptabilité, au recouvrement et à l’atelier de prestation ;

Programme à établir
Outils et technique à préciser
12-existence d’un système de cahier de transmission des factures transmises

Programme à établir
Outils et technique à préciser
13-existence d’une obligation d’insertion des mentions obligatoire sur les factures (adresse détaillées et coordonnées du client, délai de paiement)

Programme à établir
Outils et technique à préciser
14-existence de condition de forme et de fonds pour les éléments de facturation
15-existence d’une obligation de retour des éléments de facturation ne respectant pas les obligations de formes
Programme à établir
Outils et technique à préciser
16-existence d’un système de comparaison périodique de la conformité entre BL reçus et factures établies ;
Programme à établir
Outils et technique à préciser
17-existence d’un classement chronologique des


Outils et technique à préciser
18-existence d’une séparation adéquate de la tâche de facturation avec la tache d’encaissement et de comptabilisation
Programme à établir
Outils et technique à préciser
V-FICHE DE  COUVERTURE (exple)


REFERENCES  FACTURES
Existence BL
Existence BC
BL
Conformité
CERTIFIEES
agrafé
 agrafés
Signé et
Montant/tarif


 A la facture
contresigné

mars-10




  6102MM20 du 2/7/10 / 2Mase
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
115 du 27/1/10/ gueye Computer
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
 10/000598 du 10/2/10 Phcie Lota
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
avr-10




 8634(12/3/10) Afriwatt
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
F10T0193/31/12/09/ Saredica
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
F10T0193/31/12/09/ Saredica
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
mai-10




 Fact du 10/5/10 ECJ
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
7366/10 (1/3/10) ideal V
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
3Tn)005/09(22/12/9)
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
juin-10




5506167(7/5/10) Deco art
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
40904-1570/17(23/3/10) Plateform
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
116510(12/4/10) Papex
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
juil-10




10T0742 (1/6/10) saredica
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
10t074 (1/6/10) saredica
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
FA0010264 (1/6/10) MSB
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
aout 10




1975 (29/6/10)
OK appliqué
ok appliqué
 non appliquée
OK appliqué
37535L09 (24/6/10)
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
7898/10 (13/7/10) ideal
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
sept-10




184/2010 (esbtp
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
61/10/MM/10 (5/5/10) 2m afrique
OK appliqué
non
 non appliquée
OK appliqué
Taux d'application des règles
100%
70%
0%
100%

VI- FRAP   (à rédiger à partir des éléments des feuilles de couverture)

VII-VAlidation progressive des FAR

VIII-pré rapport

IX-réunion officielle de validation avec audités

X-Rapport définitif + validation du décisionnaire +suivi des recommandations























Autres exercices : suivre le même cheminement pour les fonctions ci-dessous : Tableau des risques + tableau des tests de conformité + QCI + programme de vérification +feuilles de couverture+FAR…..



Fonctions :
Objectifs de contrôle interne
Risques encourus
Meilleures pratiques
Comptabilisation factures de ventes
Les procédures mises en place doivent donner l’assurance :
-          d’une comptabilisation exhaustive des factures de ventes ;
-          d’une comptabilisation à bonne date des factures
-          d’une élimination des risques de double comptabilisation de factures
-          d’une comptabilisation des factures réelles



















Fonctions :
Objectifs de contrôle interne
Risques encourus
Meilleures pratiques
Réception de la  livraison des commandes











fonctions
Objectifs de contrôle interne
Risques encourus
Meilleures pratiques
Sortie des articles et fournitures du magasin de stockage







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