OBJECTIFS D’UN MANUEL DES PROCEDURES

  CHAPITRE 1 : CADRE JURIDIQUE ET OBJECTIFS D’UN MANUEL DES PROCEDURES

SECTION 1 : DEFINITION ET CADRE JURIDIQUE DU MANUEL DES PROCEDURES

1.1. Définition d’un manuel des procédures

Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la gestion.

C’est un guide opératoire qui  indique le circuit de traitement des opérations tout en spécifiant :

q  La tâche à faire (quoi) ;

q  Le niveau de responsabilités (qui) ;

q  Les différentes étapes de traitement (quand) ;

q  Les lieux de réalisation (où) ;

q  Le mode d’exécution (comment).

1.2. Cadre juridique du manuel des procédures

1.2.1        Disposition juridique du SYSCOHADA

L’établissement d’un manuel de procédures est présenté comme une nécessité de gestion pour les entreprises et les associations. Il est devenu une obligation depuis le 1er janvier 1998 avec l’entrée en vigueur du Système comptable OHADA.

En  effet, selon l’article 16 du référentiel juridique du Système comptable OHADA « toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états successifs auxquels elle se rapporte »

Les entreprises relevant du Système comptable OHADA sont tenues d’établir le manuel des procédures.

Il s’agit notamment :

•         Des sociétés commerciales,

•         Des coopératives,

•         Des associations,

•         Des entreprises publiques de type privé

1.2.2        Disposition juridique de la BCEAO

Une documentation  décrivant les procédures et l’organisation comptable doit être établi et mis à jour régulièrement par les établissements assujettis afin de faciliter la compréhension du système comptable et la réalisation des contrôles.

Ce manuel doit respecter les mêmes délais de conservation que ceux exigés pour les documents comptables auxquels il se rapporte.

1.2.3        Disposition juridique des Systèmes Financiers Décentralisés (SFD) (Micro-Finances)

Un système de contrôle interne assure la protection des actifs, améliore la qualité du service financier offert aux clients et garanti la fiabilité des informations financières et d’adhésion du personnel aux politiques   et directives du SFD. Le manuel des procédures est un des éléments clés constitutifs d’un système de contrôle interne efficace. Le contrôle interne se définit comme l’ensemble des règles de fonctionnement des SFD qui contribuent à la réalisation des objectifs en termes de rentabilité et de fiabilité de l’information financière diffusée à la Direction et aux tiers.

A cet égard et pour permettre à l’autorité de contrôle d’accomplir efficacement sa mission, les SFD doivent se doter d’un document retraçant l’ensemble des procédures administratives, comptables. Ce manuel doit être actualisé régulièrement pour refléter au mieux les règles au mieux les règles d’organisation du SFD.

1.2.4        Règlement de la COBAC

Selon l’article 18 de la COBAC, « Les Etablissements de crédit élaborent et tiennent à jour des manuels des procédures relatifs à leurs différentes activités. Ces documents doivent, notamment, décrire les modalités d’enregistrement, de traitement et de restitution des informations, les schémas comptables et les procédures d’engagement des opérations ».

Dans l’article 19 de la COBAC « les Etablissements de crédit établissent dans les mêmes conditions une documentation qui précise les moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du contrôle interne, notamment :

a)      les différents niveaux de responsabilité ;

b)      les attributions dévolues et les moyens affectés au  fonctionnement des dispositifs de contrôle interne ;

c)      les règles qui assurent l’indépendance de ces dispositifs ;

d)     les procédures relatives à la sécurité des systèmes d’information et de reporting ;

e)      une description des systèmes de mesure des risques ;

f)       une description des systèmes de surveillance et de maîtrise des risques.

La documentation est organisée de façon à pouvoir être mise à la disposition, à leur demande, de l’Organe Exécutif, de l’Organe Délibérant, des commissaires aux comptes et du Secrétariat Général de la Commission Bancaire ».

SECTION 2 : OBJECTIFS D’UN MANUEL DES PROCEDURES

Le manuel de procédures un référentiel à usage commun pour tous acteurs au sein de l’entreprise.

Il doit :

Ø  Contribuer à l’atteinte des objectifs de contrôle interne:

·         La maîtrise des risques;

·         La sauvegarde et la protection du patrimoine;

·         La réalisation et l’optimisation des opérations;

·         Le respect des lois, des règlements et des directives de la direction.

Ø  Améliorer la qualité des systèmes d’information :

·         Améliorer les délais de restitution ;

·         Améliorer la qualité du contrôle interne ;

·         Servir de moyen de communication et de formation.

·         Expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités de l’entreprise ;

·          Sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne permanent ;

·         Favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l’absence de manuel, dépendent le plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise mais aussi de la nature des opérations ;

·         Favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou de la phase d’intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes,

·         Former le personnel

Objet du manuel de procédures

Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la gestion comptable et administrative.

La procédure doit répondre aux questions suivantes :

–               Quelle est l’organisation générale de l’entreprise ?

–               Comment les informations de base sont-elles saisies ?

–               Comment sont-elles traitées ?

–               Comment passe-t-on des informations comptables de base                  

               aux documents de synthèse et réciproquement ?

–               Comment conserve-t-on la trace des informations de base ?