LES DOCUMENTS COMPTABLES

@Acte uniforme de l’OHADA du 17 avril 1997 relatif au Droit Commercial Général (article 14) :

·        « Tout commerçant, personne physique ou morale doit tenir un journal, enregistrant au jour le jour ses opérations commerciales. Il doit également tenir un grand livre, avec balance générale récapitulative, ainsi qu’un livre d’inventaire»

·        Le journal et le livre d’inventaire doivent mentionner le numéro d’immatriculation au registre du commerce et du contrôle mobilier de la personne physique ou morale concernée. Ils sont côtés et paraphés par le président de la juridiction compétente ou le juge délégué à cet effet. Ils doivent être tenus sans blanc, ni altération d’aucune sorte.

Ces textes donnent un fondement juridique à la tenue des documents comptables qui sont présentés dans le présent module.

I LE JOURNAL

Chaque opération doit faire l'objet d'un double enregistrement :

D’une part, dans les comptes afin de réaliser un classement des opérations selon leur nature Économique : immobilisations, stocks, créances, dettes, charges, produits, etc.

D'autre part dans un Journal afin de classer les  opérations par ordre chronologique.

1° DEFINITION

Le journal est un livre coté et paraphé par les autorités compétentes dans chaque Etat, dont la loi impose la tenue à tout commerçant. Il est destiné à enregistrer, sans blanc ni altération, dans un ordre chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise.

2° CONTENU  DU JOURNAL

Pour toute opération enregistrée dans le journal, il est obligatoire de préciser les informations suivantes :

a.    La date de l'enregistrement ;

b.    L’imputation de chaque somme, c'est à dire le compte prévu par le SYSCOA dans lequel
la somme doit être inscrite ;

c.       Le ou les comptes débités qui enregistrent les emplois ;

d.      Le ou les comptes crédités qui enregistrent les ressources ;

e.  la référence de la pièce justificative qui sert de base à l'opération et permet de connaître
l'origine de l'opération (facture, chèque, pièce de caisse, etc.

3° FORME DU JOURNAL

a) prescriptions réglementaires quant à la forme

■  La réglementation désigne le journal sous la dénomination de «livre journal » ce qui signifie
qu'il doit être tenu sous forme de registre à feuillets cousus et reliés; cela exclut lesfeuillets mobiles.

■  Le livre - journal doit être tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte : il est donc interditde gommer ou de raturer.

■  Le livre - journal doit être coté et paraphé : chaque page doit être numérotée et signée parle greffier du tribunal d'instance.

Toutes ces prescriptions visent à assurer l'irréversibilité des enregistrements de manière à ce que la comptabilité puisse servir de preuve des opérations ainsi enregistrées.

L'identification et la numérotation sont internes à l'entreprise mais les procédés employés doivent garantir contre toute modification ultérieure de l'ordre et du contenu des enregistrements.

b) Présentation traditionnelle des enregistrements au journal

Les enregistrements se présentent sous forme d'articles qui mettent en évidence :

■  la date de l'enregistrement

■  les numéros et les intitulés des comptes débités et crédités

■  les sommes correspondantes

■  le libellé justificatif

Le total de la colonne débit doit être égal au total de la colonne crédit du journal ; ces totaux sont inscrits au bas de chaque page et reportés au début de la page suivante.

Un journal est présenté de la façon suivante :

N°CPTE                                  LIBELLE                     MONTANT

D	C				D	C
		Total

II LE GRAND-LIVRE

1° DEFINITION

Le grand-livre est un document qui regroupe l'ensemble des comptes de l'entreprise où sont reportés ou inscrits simultanément au journal compte par compte les différents mouvements.

Le grand-livre fait partie des livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire. Toutefois il n'est soumis à aucun formalisme particulier : la cote et le paraphe ne sont pas exigés. Il est généralement constitué de fiches ou feuillets mobiles.

2°) FONCTIONNEMENT DES COMPTES DU GRAND LIVRE

Nous avions déjà présenté l'ensemble des comptes ou grand-livre de l'entreprise NDOUR à la page 15. Les comptes contenus dans un grand-livre comprennent :

a) Des comptes de patrimoine ou comptes de bilan

On distingue :

■  les comptes de l'actif du bilan : immobilisations, stocks, créances et trésorerie

■  les comptes du passif du bilan : capital, résultat net et dettes

Le fonctionnement de ces comptes peut être résumé comme suit :

<>

<> 

Comptes de l'actif (emplois)			Comptes du passif (ressources)
Débit	Crédit		Débit	Crédit
Augmentations (Emplois)	Diminutions (Ressources)		Diminutions (Emplois)	Augmentation (Ressources)

b) Des comptes de gestion

On distingue :

■  les comptes de charges : achats de marchandises, de matières et fournitures, achats deservices, impôts, salaires, intérêts versés...

■  les comptes de produits : ventes, subventions obtenues, intérêts reçus...

Le fonctionnement de ces comptes se résume ainsi :

<> 

<> 

Comptes de charges (emplois)			Comptes de produits  (ressources)
Débit	Crédit		Débit	Crédit
Augmentations (Emplois)	Diminutions (Ressources)		Diminutions (Emplois)	Augmentation (Ressources)

III LA BALANCE  DES  COMPTES

Nous avons vue  que les  opérations effectuées par l'entreprise sont enregistrées en deux temps :

■  dans un premier temps la pièce justificative est enregistrée dans le journal,

■  dans un deuxième temps. l'article du Journal est  reporté sur les comptes (débit et crédit)appropries du grand-livre ,

Toutes les  opérations  inscrites dans le journal sont donc reportées dans le grand-livre. Pour vérifier l'exactitude de ces reports il convient de présenter périodiquement (au moins une fois par mois) une balance des comptes.

Celle procédure de traitement des informations comptables est appelée système classique traditionnel.

1° DEFINITION

La balance est un tableau où sont reportés tous les comptes du grand-livre. Pour chaque compte il convient d'inscrire :

■  le numéro et l'intitulé du compte,

■  le solde débiteur ou créditeur à l'ouverture de l'exercice (exception faite pour le premier
exercice)

■  le cumul, depuis l'ouverture, des mouvements débiteurs et créditeurs de l'exercice

■  le solde débiteur ou créditeur à la date de la balance

Si pour chaque opération inscrite dans le journal et reportée sur le grand-livre le total des emplois est égal au total des ressources, pour un ensemble d'opérations nous devons obtenir les égalités suivantes :

Total des emplois =  Total des ressources

Total des débit      =  Total des crédits

La balance est un instrument de contrôle qui permet de vérifier l'exactitude des reports du journal aux comptes du grand livre. Les égalités suivantes doivent être vérifiées :

Total des soldes d'ouverture débiteurs = Total des soldes d'ouverture créditeurs

Total des mouvements débiteurs       = Total des mouvements créditeurs

Total des soldes débiteurs        = Total des soldes créditeurs

Totaux débit et crédit de la balance (Soldes d'ouverture + Mouvements de l'exercice) = Totaux débit et crédit du journal

La balance est aussi un instrument de gestion qui permet de suivre l'évolution de l'entreprise : Montant des investissements, des stocks, des créances, de la trésorerie, des dettes, des charges et des produits etc.

Si le bilan n'est établi qu'une fois l'an, la balance doit être dressée au moins une fois par mois.

IV LES DOCUMENTS DE SYNTHESE ANNEXES

« L’état annexé comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en évidence dans les autres états financiers.( A.U. OHADA – 1^re Partie – Titre 1 – Chapitre 3 – Article 33).

·        Il permet de présenter notamment les tableaux obligatoires de l’actif immobilisé ou des amortissements et des provisions, mais également des documents contenant des informations d’importance significative relatives par exemple aux écarts de conversion ou aux effectifs de l’entreprise.

·        L'état annexé est en quelque sorte le mode d'emploi et le complément nécessaire à la compréhension des autres états financiers dont il est une partie intégrante.

·        Il concourt à donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise en indiquant par exemple les modes d'évaluation, l'état des provisions et des amortissements.

·        L'annexe est rendue obligatoire par l’OHADA (contrairement au plan OCAM) et est exigée pour les grandes entreprises et les entreprises moyennes relevant des deux systèmes plus évolués (normal et allégé).

·        Il doit être modulé en fonction du caractère significatif des informations fournies. Dans le système normal, le caractère significatif est présumé de façon irréversible, alors qu'il doit être établi en fonction de seuils de signification dans le système allégé.

L’Etat annexé est constitué en trois parties :

·        La première partie de l’état annexé porte sur les règles et les méthodes comptables adoptées par l’entreprise pour la confection de ses états financiers: dans cette partie, le responsable explique aux utilisateurs des états financiers comment il s’y est pris pour les concevoir. Il explique les grandes options comptables parmi les règles existantes. Il retrace également les principes comptables observés qui sont légaux et notamment les interprétations particulières ayant eu une incidence sur les résultats et le patrimoine décrits. Il met un accent particulier sur les dérogations aux règles qu’il a effectuées et donne les explications appropriées. La portée de cette partie de l’annexe est didactique et vise à faire comprendre aux utilisateurs les hypothèses prises et les conditions dans lesquels les états financiers sont conçus. Dans le but de faciliter leur compréhension des comptes de l’entreprise.

Cette partie est la plus importante de l’annexe car c’est elle qui permet de comprendre le contenu des documents de synthèse (bilan, compte de résultat, Tableau de financement) et le développement qui est fait du contenu de ceux-ci dans la seconde partie de l’annexe.

* La seconde partie de l’état annexé comprend 11 tableaux qui sont :

·        Tableau 1  - Actifs immobilisés

·        Tableau 2  - Amortissements

·        Tableau 3  - Plus - values et moins values sur cession

·        Tableau 4  - Provisions

·        Tableau 5  - Biens pris en crédit - bail et contrats assimilés

·        Tableau 6  - Echéance des créances à la clôture de l'exercice

·        Tableau 7  - Echéance des dettes à la clôture de l'exercice

·        Tableau 8  - Consommations intermédiaires de l'exercice

·        Tableau 9   -Répartition du résultat et autres éléments caractéristiques  des 5 dernières années

·        Tableau 10 - Projet d'affectation du résultat de l'exercice

·        Tableau 11 - Effectif, masse salariale et personnel extérieur.

Les tableaux  indiqués ci dessus sont ceux qui sont obligatoirement servis selon la réglementation. L’entreprise peut parfaitement y ajouter d’autres tableaux et informations qu’elle juge importantes à savoir.

Chaque tableau permet de comprendre les flux intervenus pendant l’exercice et qui permettent de donner l’explication du solde figurant au bilan ou au compte de résultat. 

* La dernière partie de l’état annexé porte sur toutes les informations jugées importante mais qui n’ont pas été indiquées dans les deux précédentes parties : Le but de l’annexe étant de donner des informations adéquates, toute donnée jugée significative doit être fournie dans cette partie.