- l’insuffisance de leur système de contrôle interne,
- les failles dans leur système d’information,
- les risques liés à leur activité et particulièrement sur leur patrimoine,
- leur insuffisance en matière de capacités de gestion notamment en audit financier.
Pour leur pérennité il est indispensable que soit amélioré leur compétence en audit. C’est l’objet du présent module de formation.
Les cadres d’entreprises, les financiers, les gestionnaires et autres personnes impliquées dans l’administration, sont garants de la fiabilité du système d’information et de la protection du patrimoine des structures. Ils doivent disposer des compétences nécessaires en audit financier et investiguer dans ce domaine afin d’être de véritables compléments aux interventions des structures externes (auditeurs, tutelle et autres institutions).
Il est primordial que chaque responsable puisse disposer de compétences pour :
- Effectuer des vérifications approfondies des opérations,
- Faire des constats et recommandations simples d’application,
- Assurer la supervision d’application de ces recommandations, voire proposer des modifications aux procédures de l’institution afin de les mettre constamment à jour.
C’est le but de ce cours à travers sept modules de formation
Le premier fixe le cadre de l’audit
Le second traite de la mission
Le troisième traite les techniques de révision à la disposition de l’auditeur interne
Le quatrième aborde le commissariat aux comptes
Le cinquième donne des indications sur l’audit dans un environnement financier
Le sixième résume l’audit dans une entité qui n’est pas financière
Le septième détaille les autres missions d’audit
Le dernier illustre par quelques cas pratiques les différentes interventions des auditeurs.
Tous ces thèmes ont pour objectifs de donner des indications sur les différents aspects de l’audit afin de fournir aux responsables d’entreprise les outils de base pour assurer l’efficacité de leur dispositif d’audit.
I FONCTION, FINALITES, OBJECTIFS
L’audit interne est, à l’intérieur d’une entreprise ou d’un organisme, une activité indépendante d’appréciation du contrôle des opérations. Il est au service de la direction. C’est dans ce domaine, un contrôle qui a pour fonction d’estimer et d’évaluer l’efficacité des autres contrôles.
L’objectif de l’audit interne est d’aider la direction en lui fournissant des analyses, des appréciations, des recommandations et des commentaires pertinents concernant les activités examinées. L’audit interne est concerné par toutes les phases de l’activité de l’entreprise. Ceci implique d’aller au-delà des rapports comptables et financiers pour atteindre une pleine compréhension des opérations examinées.
L’audit externe est assuré par des professionnels indépendants et spécialisés qui interviennent de manière contractuelle pour satisfaire les besoins de l’entreprise en matière de vérifications institutionnelles et opérationnelles. Il porte sur tous les aspects de l’entreprise.
II PRINCIPES
L’audit ou le contrôle interne vise le dispositif mis en place à l’intérieur des structures pour assurer
- La sécurité du patrimoine et des transactions,
- la fiabilité du système d’information.
Il consiste en la mise en place de procédures qui se caractérisent par
- l’auto contrôle dans l’exécution des tâches
- le contrôle hiérarchique des opérations
- le contrôle croisé entre services parties prenantes d’une opération
- et la vérification transversale des opérations effectuées à posteriori.
Il est l’affaire de tous.
Les trois premiers contrôles interviennent au cours des opérations (vérification qu’on a bien signé un document dans la case indiquée, vérification et paraphe du supérieur hiérarchique sur la même fiche et enfin vérification du responsable d’un autre service avant le décaissement par exemple).
La dernière catégorie de contrôle est diligentée par une personne distinguée au sein de la structure qui s’appelle auditeur ou contrôleur interne. Il est quelque fois appelé inspecteur et complète le dispositif d’audit interne. Il en constitue cependant le maillon essentiel car son attribution est la vérification de l’observation des principes de contrôle interne par tous les agents de la structure.
Ces principes sont les suivants :
L’organisation : « on ne contrôle que ce qui est organisé » (fayol). La base du système de contrôle interne est l’organisation. Les entreprises se doivent de s’organiser de sorte que les responsabilités soient précisées et qu’il y ait des procédures claires, simples et sans ambiguïté d’opérations. C’est l’organisation qui séparera les tâches incompatibles (donneur d’ordre et exécutant, exploitation / détention et comptabilité, approbation et contrôle…)
L’auto contrôle prolonge l’organisation et met l’accent sur le rôle de chaque agent dans le système de contrôle. Il sous entend également l’existence d’un minimum d’organisation permettant aux agents de faire des recoupements (validation d’une même information en utilisant plusieurs sources et plusieurs documents différents)
La permanence précise la nécessité d’une stabilité dans les procédures de contrôle de manière à permettre leur compréhension par le plus grand nombre et donc de favoriser leur application.
L’auditeur interne doit avoir pour rôle d’assurer cette permanence et éventuellement de faire les changements appropriés.
L’universalité du contrôle interne est une garantie de fiabilité car elle inclus dans le champ toutes les personnes de la structure. Aucun service et entité de l’institution ne doit être exclu du système de vérification.
L’Indépendance du contrôleur est affirmée pour l’efficacité de ses interventions. L’indépendance indexe aussi l’absolu nécessité d’atteindre les objectifs assignés au contrôle interne (sauvegarde du patrimoine, fiabilité de l’information) quelque soit les moyens mis à la disposition de l’agent concerné. Chacun, dans son domaine, quelque soit les outils dont il dispose doit s’employer à sauvegarder le patrimoine et d’accroître la fiabilité du circuit de l’information.
L’information produite et diffusée doit être pertinente, utile, objective, communicable et vérifiable. Le contrôleur en vérifiera les caractères et indiquera à chaque agent les conditions pour atteindre ses objectifs.
L’harmonie fixe la nécessaire adéquation entre le contrôle interne et les structures de l’institution. Ce principe relativise les autres et rend indispensable l’adoption d’un système d’audit interne à la mesure de l’entité concernée. Le système, en recherchant l’efficacité et la sauvegarde du patrimoine, ne doit pas aboutir sur un enchevêtrement de procédures lourdes et inapplicables.
L’auditeur prend sur lui de vérifier à chaque occasion les failles de conception des procédures dont la lourdeur est de proposer ainsi les correctifs appropriés.
La Qualité est la dernière mais non la moindre des principes sur lesquels repose un bon système de contrôle interne. Le personnel doit être de qualité pour appliquer correctement les procédures de gestion et suivre les instructions des responsables. Les recrutements doivent se baser sur ce principe. La formation doit également être omniprésente.
Les contrôleurs vérifieront régulièrement la qualité des agents et feront des propositions pertinentes à la hiérarchie en matière de formation et de ré affectation.
La vérification de l’observation de ces principes figure également parmi les attributions des vérificateurs externes qui collaboreront avec le contrôleur interne pour améliorer le dispositif de contrôle interne de l’entreprise.
III AUDIT INTERNE - AUDIT EXTERNE
Les vérificateurs externes sont :
- les auditeurs qui signent un contrat avec l’entreprise au terme duquel ils sont chargés de se prononcer sur la fiabilité des états financiers
- les commissaires aux comptes effectuant les mêmes investigations que les auditeurs externes mais dans un cadre plus réglementé (prévu par les textes de loi ou les statuts ou recommandé par une assemblée générale)
- les vérificateurs institutionnels : tutelle, cellule de suivi et de contrôle, commission bancaire qui généralement se cantonnent sur des sections précisées et fonctionnent souvent par des demandes d’information.
- L’auditeur interne de par sa fonction est à même de disposer d’informations nécessaires aux missions de contrôle externe. Il doit les fournir et au préalable s’assurer que ces informations satisfont aux conditions de forme et de fond exigées par les vérificateurs externes.
- L’inspecteur est garant de la fiabilité des informations fournies et doit de ce fait examiner, analyser et évaluer toute information à fournir aux contrôleurs externes
- Lors de leurs interventions l’auditeur interne est leur interlocuteur privilégié. Il les introduit auprès des structures, les assiste au mieux pendant leurs interventions, met ses documents de travail à leur disposition, veille à ce qu’ils soient bien installés….
- L’auditeur interne demandera aux vérificateurs pendant leur intervention de le briefer régulièrement sur les points de réserves afin qu’il actionne les structures pour que ces derniers soient levés afin d’atteindre l’objectif majeure de son intervention : l’émission d’opinion positive à la fin de la mission (certification sans réserve).
- L’auditeur interne met ses dossiers de travail et les résultats de contrôle à la disposition des vérificateurs externes pour qu’ils gagnent du temps, coûtent moins chers à la structure et qu’ils puissent accomplir leurs missions dans les meilleures conditions.
IV AUDIT INTERNE - CONTROLE OPERATIONNEL
L’auditeur interne peut ne pas être le seul commis du contrôle interne dans les entreprises et être amené à se baser sur les interventions de certains acteurs sur le terrain afin de rationaliser les coûts du dispositif d’audit interne. En effet un auditeur interne, professionnel, recruté peut être assez onéreux pour les entreprises. Ces interventions également pourront s’avérer difficiles à supporter financièrement (frais de mission, perdiems, ….pour des entités très étendus notamment). Ce coût est un aspect non négligeable qui rend nécessaire l’imagination d’un dispositif d’audit interne à plusieurs étages. Ce dispositif aura les caractéristiques suivantes :
- Des contrôleurs sur le terrain exécutent le programme de vérification tel que conçu par l’auditeur interne en rapport avec le présent support. Ces vérificateurs gardent leur statut. Ils devront être régulièrement formés pour tendre vers un niveau de maîtrise des techniques d’audit proche des professionnels.
- Un auditeur qui aura un lien hiérarchique et fonctionnel avec eux. Il élabore le chronogramme de contrôle, identifie les périodes et les responsables de contrôle et leur donne ses directives de vérification.
- Les investigations sont menées dans le respect des principes de contrôle interne.
- Les conclusions sont toujours remontées à l’auditeur interne. L’utilisation de documents standardisés pourra être généralisée.
- Les constats effectués peuvent faire l’objet de test de validation par l’auditeur interne. Elles sont utilisées comme argument consigné dans le rapport de l’auditeur à destination des décideurs. Les mesures de correction prises seront diffusées par l’auditeur à travers ses correspondants sur le terrain.
- Les contrôleurs opérationnels effectueront, avec ou sans le soutien de l’auditeur interne, les vérifications de suivi des recommandations et rendront compte à leur hiérarchie conformément aux termes de ce support.
- L’auditeur est responsable du fonctionnement correct du dispositif. Il sert de courroie de transmission entre les élus, décideurs et les vérificateurs sur le terrain. Il a la responsabilité de former ces derniers et de maintenir le dispositif en phase avec l’organisation du réseau.
Par ailleurs, dans certaines grandes entreprises il existe des contrôleurs de gestion dont la fonction est à consonance financière, budgétaire, maîtrise des dépenses et optimisation des ressources. Ces agents travaillent dans le cadre précis des allocations de moyen aux services, de la maîtrise des coûts des services, de l’atteinte d’objectifs opérationnels…Ils sont un rouage important du système d’information, effectue des vérifications de terrain et rendent compte à la hiérarchie. L’auditeur interne a des rapports fonctionnels importants avec les contrôleurs de gestion. Ils se partagent les informations. Ils s’épaulent également.
L’auditeur interne effectue toutefois des vérifications au niveau du contrôleur de gestion. Il s’assure qu’il exécute l’ensemble de ses termes de références. L’auditeur interne s’assurera que le contrôleur de gestion respecte les procédures de gestion. Il vérifiera que le contrôleur de gestion agit dans le cadre de son mandat et qu’il le fait dans la limite des ressources qui lui sont affectées.
V MISE EN PLACE D’UNE STRUCTURE D’AUDIT
Le système de contrôle interne est un dispositif dont l’objectif est la sécurisation du patrimoine et la fiabilisation du système d’information. Il se caractérise par des procédures et des ressources humaines pour les appliquer.
Dans ce chapitre il est précisé l’organisation minimale à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs indiqués ci dessus.
Les thèmes suivants sont abordés :
- la structure d’audit interne à créer, le personnel, la position hiérarchique et les compétences techniques nécessaires pour l’exercice des fonctions d’auditeur interne.
- la formalisation des procédures d’audit interne : l’identification des risques et la mise en œuvre des procédures, la confection des documents supports et leur diffusion
Structure d’audit interne
Les Hommes
La ou les personnes chargées de l’audit interne doivent être compétentes pour mener cette mission stratégique pour l’institution. Les exigences minimales pour le poste sont indiquées en première partie de ce support.
En plus de la compétence théorique elles doivent avoir une excellente connaissance du secteur de l’entreprise, de l’entreprise elle-même.
Il est souhaitable comme cela est le cas dans les banques que chaque entreprise, au moins à partir d’une certaine taille, aie un auditeur interne, voire que cette disposition soit une exigence inscrite dans les statuts des entreprises ou dans les textes qui les régissent. Les organisations professionnelles pourraient agir dans ce sens également. C’est un moyen efficace de crédibiliser la gestion des entités et de protéger les associés, les salariés ainsi que leurs partenaires financiers sans lesquels l’édifice ne fonctionnerait pas.
Au fur et à mesure du développement des activités l’agent vérificateur peut être renforcé par un ou plusieurs autres pour former une structure installée en staff auprès de la direction.
Les procédures
Les hommes pour être efficaces doivent travailler selon des procédures nettement précisées. Pour ce faire un guide d’audit interne est nécessaire.
Ce guide contiendrait :
- les fiches de fonction des auditeurs
- la description de leur méthodologie générale d’approche des missions
- la description de leur déontologie de travail
- par section de vérifications, les objectifs recherchés, les techniques mises en œuvre, les documents supports utilisés, le format des comptes rendus et autres conclusions de la mission.
Le guide des procédures opérationnelles de chaque société est également un préalable à mettre en place (organigramme, fiches de fonction, procédures administratives, financières et comptables…) car ce sont ces dernières que l’auditeur est chargé de contrôler.
Les interventions de l’auditeur interne
- Garder toujours une trace des interventions, constituer un dossier de vérification avec des feuilles de travail et de synthèses ainsi qu’une documentation fournie
- Ne jamais se fier aux informations orales
- Garder une totale indépendance de jugement vis-à-vis des structures contrôlées
- Organiser systématiquement des séances de restitution à la clôture des travaux à laquelle participeront tous les acteurs impliqués
- Faire des recommandations pertinentes, adaptées et applicables
- Veuillez à l’application des recommandations des lors que celles ci ont été validées par les structures contrôlées et les autorités de décision
- Suivre l’application des recommandations antérieures, relever les difficultés éventuelles à ce niveau et proposer des mesures appropriées de correction.
- Etablir les rapports dans des termes accessibles au maximum d’utilisateurs et selon le plan indicatif joint.
PLAN TYPE DE RAPPORT D’AUDIT.
- Introduction
Rappel du cadre de la mission, champ d’intervention, travaux mis en œuvre
- Suivi des recommandations antérieures
Point 1
Point 2
…..
Rappel de la recommandation, mis en œuvre, application effective, résultat attendu et obtenu, difficultés rencontrées et moyens de contourner celle ci
- Conclusions de la mission
Point 1
Point 2
…..
Rappeler les principes, noter les constats avec les risques encourus par l’institution et enfin développement des recommandations d’amélioration.
- Tableau synoptique des recommandations avec un délai d’application
Recommandation | Responsabilité | Délai | Observation |
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