Note d’orientation Mission d’ audit organisationnel de la CNSS

Note d’orientation Mission d’ audit organisationnel de la CNSS

0. Résultats attendus

La mission de diagnostic général doit aboutir aux résultats suivants :

                        formuler de nouvelles stratégies et politiques « pour accroître la performance »  de la CNSS « assurer ainsi son autonomie »,

                        proposer des mesures concrètes pour « redynamiser la structure actuelle et /ou mettre en place de nouvelles structures plus performantes »,

·        élaborer et mettre en œuvre « des indicateurs de performance et des critères globaux et précis de gestion »,

·        proposer des mesures de « diversification en vue d’accroître les ressources financières »  de la CNSS

1. Démarche  

Pour remplir cette mission, nous réaliserons les tâches suivantes, selon les méthodes exposées ci-après.

1.1. Audit organisationnel

1.1.1. Analyse « Missions, Fonctions, Tâches » (MFT)

A partir des textes constitutifs de la CNSS et de toute documentation interne appropriée nous bâtirons un tableau théorique des « missions, fonctions et tâches » de la CNSS, qui sera ultérieurement confronté aux réalités.

Ce premier tableau fera l’objet d’une analyse critique fondée sur les règles habituelles de bon management en vue de s’assurer :

-         qu’aucune mission, fonction ou tâche nécessaire et essentielle n’est absente des textes officiels relatifs à la CNSS.

-         Qu’aucune mission, fonction ou tâche ne répondant pas à l’objet social de la CNSS, ou en contradiction avec celui-ci, ne vient compliquer la saine gestion de cet établissement.

1.1.2. Comparaison « MFT »/Structures

A partir de l’organigramme officiel en vigueur, nous compléterons le tableau précédent par les structures internes chargées des diverses MFT. Nous procéderons alors à une analyse critique de ce nouveau document pour répondre aux questions suivantes :

-         toutes les MFT sont –elles affectées à un élément de la structure ?

-         y a-t-il des redondances ?

-         les règles usuelles en matière de rattachement et de regroupement convenables des MFT à des structures sont-elles respectées ?

1.1.3. Analyse des objectifs de la CNSS

Comme pour les MFT, nous dresserons un état des objectifs qui ont été assignés aux responsables des diverses structures et vérifieront leur adéquation ou non au besoins d’un management « dynamique ».

1.1.4. Analyse des moyens disponibles

A partir des documents recueillis auprès des directions et services concernés (Direction des affaires générales, l’Agence comptable, Direction de l’informatique et statistique, Gestion immobilière, rapports annuels divers, études appropriées), nous dresserons un inventaire rapide des moyens disponibles :

-         ressources humaines (au siège et dans les régions),

-         ressources matérielles (bâtiments, mobilier de bureaux, systèmes informatiques) et procédurales (manuels de procédures, procédures, tableaux de bord, système de prise de décisions et de suivi de celles-ci…)

1.1.5. Préparation de guides d’entretien de questionnaires

1.1.6. Confrontation avec les réalités

Dès lors que les tâches précédentes auront été réalisées, nous serons en mesure de  confronter la théorie et la réalité. Ceci se fera comme suit, au siège d’une part et d’autre par dans un nombre de services déconcentrés (Directions régionales, Agences, Centres de payement):

                        interviews :

- de cadres dirigeants (individuellement ou en groupe, selon les disponibilités) :

§  du Conseil d’Administration,

·        de la tutelle technique,

·        de la tutelle financière,

Directeur Général,

Directeur des services ;

- des cadres et agents de la CNSS ;

                        D’utilisateurs :

                        « panel d’employeurs »,

                        « panel d’affiliés » ;

- de fournisseurs :

§  « panel de fournisseurs de biens »,

§  banquiers.

La réalisation de cette tâche permettra de recueillir, outre les critiques sur les stratégies et politiques en vigueur ou sur l’organisation et le fonctionnement, quelques indicateurs d’objectifs et mesures significatives de l’efficience actuelle des structures et des hommes.

                        dépouillement des questionnaires

1.1.7. Analyse des ressources financières

A partir des informations recueillies par les experts chargés de la mission d’audit comptable financier, ou à recueillir de manière spécifique (statistiques macro-économique notamment), à savoir :

-         tableau des cotisation théoriques sur les 10 dernières années : assiettes et taux,

-         informations statistiques sur les dix dernières années, par branches ou risques : nombre d’affiliés, recettes (émissions et recouvrements), dépenses techniques (ordonnancement et paiements), frais généraux par catégories…

-         perspectives à moyen et long terme en matière de démographie et d’emploi public et privé, l’expert procédera à une première analyse sommaire de l’efficacité du système financier et des risques à court, moyen et long terme.

-        

1.1.8. Recommandations

Disposant alors des éléments nécessaires à l’analyse :

-         des relations de l’entreprise avec son environnement et des sources de difficultés,

-         de l’organisation de l’entreprise (structure et fonctionnalité)

 et à l’évaluation de l’organisation et de l’exécution des prestations de service,

l’expert formulera ses recommandations dans les domaines suivants :

                        stratégies et politiques pour accroître la performance de la CNSS et assurer ainsi son autonomie avec, le cas échéant, une révision de son statut et de ses missions,

stratégie et politiques pour re dynamiser la CNSS et formulation de propositions pour l’élaboration et la mise en œuvre :

-         d’un nouveau système de décision et de suivi des décisions : conseil d’administration ; direction générale, tableau de bord,

-         de nouvelles structures au niveau central et déconcentré, voire décentralisé,

-         d’un nouveau système de pilotage (tableau de bord, indicateurs de performance globaux et spécifiques),

-         de nouvelles méthodes de management,

-         de nouveaux moyens matériels,

-         de nouvelles relations avec les diverses parties prenantes : tutelle et affiliés.

1.2. Mission d’audit comptable et financier

Cette partie de la mission se décomposera en trois phases :

Phase 1 : Diagnostic et recommandations concernant le système actuel de    gestion comptable.

Phase 2 : Audit financier et révision comptable à partir des informations comptables et financières les plus récentes.

Phase 3 : Diagnostic de la fonction gestion de la Trésorerie et des Placements.

1.2.1. Diagnostic et recommandations concernant le système de gestion comptable

Dans un premier temps, nous examinerons la situation existante dans les différentes composantes du domaine de la gestion :

-         comptabilité générale et analytique,

-         gestion des fonds (prêts, emprunts, trésorerie, placement),

-         contrôle de gestion (système budgétaire, système d’informations de gestion),

-         système informatique.

Pour chacun de ces domaines, il sera examiné l’état actuel de l’organisation et des traitements, et il sera procédé à une triple évaluation.

                        Evaluation de l’organisation générale des services :

-         missions fixées à chaque service et définition des fonctions existantes,

-         méthode de travail,

-         relations inter-services, identification des problèmes

-         difficultés et contraintes particulières, origines et conséquences.

                        Evaluation des systèmes comptables et statistiques

-         analyse des besoins des gestionnaires : contenu, forme périodicité, délais,

-         indice de satisfaction de ces besoins et adéquation des systèmes.

                        Evaluation des procédures et de la qualité du contrôle interne

L’analyse des procédures existantes sera conduite sous trois aspects :

- rapidité,

- fiabilité,

- utilité.

Elle permettra de répondre aux quatre questions suivantes :

-         assurent-elles une collecte rapide et sûre des informations, depuis leur source jusqu’à leur traitement comptable ou statistique ?

-         assurent-elles une bonne répartition des tâches ?

-         assurent-elles une production d’états financiers représentant en temps utiles une image sincère de l’entreprise ?

-         permettent –elles la production des tableaux de bord et la mesure des performances nécessaires à la direction de l’entreprise ?

Ces évaluations auront les fins suivantes :

-         identifier les améliorations qui doivent être apporter aux procédures et méthodes existantes,

-         apprécier le niveau de modification à apporter aux procédures et méthodes existantes,

-         apprécier la plus ou moins grande aptitude des services à assumer les fonctions qui leur sont dévolus.

Les systèmes et procédures liés à la fonction de trésorerie feront  évidemment l’objet d’une attention particulière (encaissement des fonds reçus et contrôle de l’utilisation de ces fonds).

1.2.2 Audit financier et révision des comptes et des états financiers

Afin de pouvoir émettre une opinion sur la régularité et la sincérité des états financiers de l’entreprise, nous procéderons à une révision des comptes qui sera définie en fonction du degré de fiabilité du contrôle interne et de l’organisation des services comptable.

Nous utiliserons à cet effet les techniques de contrôle habituelle en matière de révision comptable, en tenant compte du caractère particulier des activités de la CNSS.

Ainsi certains postes comptables nécessiteront une approche économique et financière.

Nous allons en particulier dans le cadre de nos travaux :

-         examiner la conformité des principes comptables utilisés par rapport aux normes généralement admises sur un plan international,

-         émettre un avis circonstancié sur certains postes financiers qui, du fait de l’activité de la CNSS, revêt un caractère très important : placements financiers, provisions destinées à couvrir des risques liés à l’activité (« zone de risque »),

-         donner une opinion détaillée et motivée sur les derniers états financiers établis par la CNSS,

-         procéder à une analyse de la formation du résultat financier (examen de la structure des ressources, emplois et engagements, analyse des éléments exceptionnels…).

Ainsi nous serons amenés à émettre  une opinion sur les principaux agrégats figurant sur les états financiers de la CNSS, en précisant éventuellement :

-         les raisons qui peuvent amener à douter de la fiabilité les informations comptables concernées,

-         les mesures à prendre pour fiabiliser ou réhabiliter les informations comptables concernées,

-         la capacité des méthodes et principes comptables utilisés à donner une image fidèle des activités et patrimoine de la CNSS,

Certains postes comptables, dans la mesure où cela s’avèrerait possible et nécessaire compte tenu de leur importance dans le fonctionnement de la CNSS, pourront éventuellement faire l’objet e travaux de réhabilitation totale ou partielle.

1.2.3. Diagnostic de la fonction de gestion de la Trésorerie et des Placements

Dans cette partie  nous procéderons à l’analyse :

-         des rapports financiers entre l’Etat et la CNSS en particuliers ceux avec le Trésor Public,

-         de la politique de  placement des fonds,

-         du niveau des immobilisations financières hors de l’objet de la CNSS,

-         du degré de mobilisation des immobilisations financières,

-         de politique de gestion et de recouvrement des créances,

-         de l’arbitrage rentabilité/sécurité des placements.

Ø l’audit de la politique de gestion de la trésorerie débouchera sur une proposition d’actions concrètes à mettre en œuvre par la CNSS pour mieux remplir cette fonction.

Ø un accent particulier sera mis sur les conséquences de la loi 72 08 et du décret 73 115 sur les missions de cette fonction.

1.3. Audit du personnel

Dans cette partie nous procéderons à :

-         une description des postes avec leur exigence, répondant aux normes des caisses de sécurité sociale

-         l’élaboration d’un nouvel organigramme général de la CNSS

-         l’élaboration d’un nouvel organigramme détaillé pour chacune des structures centrales et déconcentrées de la CNSS

-         la proposition d’une ou plusieurs solutions pour les écarts en personnel constatés à l’issue de l’étude

-         la proposition d’une ou plusieurs solutions pour les éventuelles distorsions entre les profits réels et ceux requis à l’issue de l’étude.